時間管理技巧方法 / 待辦清單 (To-do list) 直到進入職場，我發覺如果安排得好，它確實是個能讓「工作效率激升」的一大關鍵。許多人會「列出」落落長的待辦事項，但並不擅長「安排」待辦清單。
安排待辦清單，是需要練習的！
行銷工作的節奏快速，我曾經因為時間分配不佳，生活和工作嚴重失衡，體態也整個大走鐘，後來讀了一些書籍慢慢調整，現在的我，工作上承擔的責任比以往更多，但生活卻比以前更有規律、更有衝勁，亦能兼顧經營自己的興趣。
我現職為為品牌行銷，規劃及執行公司所有的行銷計畫，並經營管理兩個Facebook粉絲團、兩個Instagram帳號，此外也支援公關事宜。下班後，則是經營個人網站 (Blog)、Facebook粉絲團、Instagram帳號，偶爾寫接案的商業稿件⋯。
每天制訂待辦事項，能讓一天24小時的時間做最大化的利用。以下為汲取這幾年的自身經驗，分享我是「如何安排時間、列工作待辦清單」。
一、每日的待辦清單，什麼時候制定？
我習慣花個15至20分鐘，利用一大早通勤的時間 或 一進到公司，快速瀏覽一下E-mail、Skype、LINE等，了解一下公事上的最新進度，再開始安排當天的待辦事項。許多人也會用睡前的時間來制定明天的待辦事項，但我個人不太喜歡，因為只要開始想公事腦筋就會停不下來，容易影響到睡眠。
二、優先排定「不可移動」的事情
每天一定會有無法彈性移動的行程，例如：會議、拜訪客戶等，通常時間上都是固定的。先把不可移動的時段鎖定下來，再安排其餘事項。
三、團體放前面，個人放後面
「會牽扯到他人的工作」先完成，例如：設計師著手製作活動素材之前，會需要行銷提供活動文案、廣告文宣等，若不先挪時間準備文字檔給對方，那麼就無法和對方討論設計方向，可能將延誤到後續素材製作時程。
所以，通常若是能獨立作業、不會影響到他人的工作，例如：行銷策略擬定、預算分配、寫貼文文案等，我會放到後面再做。
四、 固定兩個時段回覆 E-mail、通訊軟體
早上制訂完待辦事項之後，我就會先回覆e-mail、訊息，這樣對方「當天下午」就有很大的機率會回覆，可加快公事的處理進度。下午大約下班前兩小時，我會再抓個30分鐘至1小時，主要針對重要、或可秒回的郵件及訊息做處理，隔天就能持續有新進展。
針對「通訊軟體」，建議關閉音效的通知，等到忙一段落再稍微看一下有沒有急事需回覆（現在有可以偷看訊息的功能真的很方便)。如果忍不住一直秒回訊息，會讓手上的工作一直被中斷，導致沒有效率。
五、分辨「優先順序」
會列出待辦事項，並不等於「會安排」待辦清單。每一天永遠有滿坑滿谷的事情等著我們去完成，如果不區分輕重緩急，是永遠無法下班的 (苦笑)。
我會從一排待辦事項中，挑出今天「必完成」的重要事項，通常三件左右，其他待辦事情則是可再細分為：需完整時間動腦的/不需動腦的、團體的/ 個人的、緊急的/ 不緊急的⋯等等。
安排事項的優先順序，可以帶來非常多好處，例如：
1.當同事說需要幫忙、主管說有急件要趕，我們就能有個判斷基準，以評估該不該答應、該如何即時調整手邊的工作等。因為我們對當天的工作量心裡已經有底了，就不至於會手忙腳亂。
2. 當事情做不完時，能很清楚地知道哪些事項「不緊急」，可先擱著明天再做，放心準時下班。
六、找出瑣碎時間，做「不用動腦的事」
有些事情很瑣碎、相對不太重要，卻又是自己的工作範疇時，就用零碎時間無痛完成它。例如：經營社群需要「回覆客服私訊留言」，我大多在早上通勤或出公差路上搞定。午休吃完飯，我習慣看看影片或媒體文，有不錯的內容就即時發給攝影師或夥伴，聊聊天、激發行銷靈感。
七、創造「破關」的成就感
列出待辦清單，除了能提醒自己要完成的事項有哪些，有一個很大的功能就是「創造成就感」，而這當中的成就感可以使工作更有效率，避免產生瞎忙的無力感。
無論是用手機、電腦、手寫列出待辦清單，每當完成一件工作，就一個個打勾或劃掉，心理層面便會像玩遊戲一樣，越接近終點就越有衝勁，突破所有關卡伴隨而來的將會是工作一天的滿足和踏實，而透過 To-Do List 也能確保未來的每一天都能持續往更好的地方邁進。
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Photo via：Elena Koycheva
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